Análisis y diseño de sistemas en gestión documental electrónica

El presente documento muestra una guía sugerida para la formulación de proyectos informáticos de gestión documental electrónica dentro del marco de la metodología de proyectos PMI, tomada de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOOK®), un documento reconocido y basado en las buenas prácticas y en la experiencia de profesionales de la Dirección de Proyectos. Además, introduce a las instituciones públicas y privadas, al análisis y diseño de sistemas que le permitan llevar sus registros documentales y prepararse para la implementación de una solución informática para la gestión documental electrónica de archivo.

 

Existen diversas metodologías que se pueden aplicar a los proyectos de tipo informático para el análisis y desarrollo de sistemas o aplicaciones dentro del marco de un proyecto. Cada institución es libre de aplicar la metodología que considere más conveniente de acuerdo con sus necesidades; sin embargo, en esta guía se presenta una solución para la agrupación de actividades que se van a llevar a cabo durante el proyecto. La aplicación de esta solución le permitirá a la institución identificar con claridad la etapa en la que se encuentra el proyecto de acuerdo con las actividades que se han ejecutado y así mismo, documentar y dejar evidencias de la labor desempeñada, que servirán como punto de partida para futuras acciones de mejora.

 

Por supuesto, este documento solamente está basado en algunos elementos de los Fundamentos para la Dirección de proyectos, por lo que no se puede inferir que esta guía preparará al equipo de trabajo de una institución como expertos en la Metodología de Gestión de Proyectos PMI, puesto que esta especialidad requiere no solamente de años de experiencia certificada, sino que también exige actualizarse periódicamente en el conocimiento y aplicación de mejores prácticas a la gestión de proyectos.

 

Ciclo de conferencias archivísticas para el nuevo liderazgo.

 

Dentro de los temas a fortalecer en la Gobernación de Cundinamarca como es la política y el manejo de documentos electrónicos en el Departamento, se ha programado la conferencia “Modelo de Requisitos para documento electrónico MoReq II”. Conferencista Invitado Luis Eduardo Peña Zorro (Archivista Especializado y Auditor IRCA)

La conferencia se realizará el próximo miércoles 13 de septiembre en el Hipódromo de los Andes – Chía), a partir de las 2:00 pm y hasta ​las 5:00 pm en el salón Cóndor, bajo el marco de la Expoferia de Cundinamarca

Dada la importancia de la temática a tratar, agradecemos su oportuna participación. Finalmente, se adjunta el calendario de eventos para lo que resta del año, el cual esperamos sea de todo su interés.

 

CÁTEDRA AGN FONDOS DOCUMENTALES E INVESTIGACIÓN

La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, tiene dentro de sus funciones la recuperación, preservación, conservación y difusión del patrimonio documental que custodia y de los demás archivos históricos ubicados en diferentes regiones del país. En este sentido y con el fin de contribuir al cumplimiento de dicha función, se da continuidad a la “CÁTEDRA AGN FONDOS DOCUMENTALES E INVESTIGACION”, II semestre Académico año 2107, con el propósito de intercambiar metodologías de investigación con énfasis en el uso y manejo de las fuentes documentales para la investigación no convencionales; la cual se realizará con el apoyo y colaboración de docentes de Historia de las Universidades del Rosario, Andes, Javeriana. Externado y Autónoma de Colombia, dirigida a Estudiantes de la carrera de historia y ciencias sociales (Pregrado y post grado), archivistas y comunidad en general interesada en esta temática.

Control de Acceso a documentos electrónicos

El documento está dirigido a lideres o responsables de los procesos de gestión documental y archivo de las entidades públicas y privadas. Sirve como referencia de implementación de buenas prácticas en el manejo y gestión de los archivos y documentos de las organizaciones, particularmente para el control de acceso, seguridad y consulta de los archivos, documentos e información contenida en los sistemas de información y bases de datos de las organizaciones.

Igualmente, a los responsables de la implementación y despliegue de los sistemas de gestión de calidad, seguridad de la información y las personas interesadas en implementar controles para la protección de los archivos y documentos en sus procesos u organizaciones.

También está dirigida a la Administración Pública en sus diferentes niveles; nacional departamental, distrital, municipal, entidades territoriales indígenas, entidades que se creen por ley y entidades del Estado en las distintas ramas del poder y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

PRESENCIA DEL COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS EN EL ENCUENTRO NACIONAL DE CONSEJOS TERITORIALES DE ARCHIVO.

El CCA estuvo presente en el Encuentro Nacional de Presidentes y Secretarios de los Consejos Territoriales de Archivo por invitación del AGN, realizado el día 13 de julio de 2017. Se explicó el procedimiento con el cual se nombrarán los respectivos delegados ante los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo (CDA).

Presencia del CCA 

Invitación a la conmemoración del día internacional de los archivos

Estimados y estimadas Colegas, los invitamos a participar en la conmermoración con motivo del día internacional de los archivos que se llevará a cabo el día 9 de junio de 2017 en el Edificio Hermano Juan Vargas Muñoz, Auditorio Azul (3° piso) Universidad de La Salle, Sede Chapinero. Carrera. 5 No. 59A-44. Bogotá, Colombia.

En el siguiente link pueden hacer su registro para confirmar la asistencia al evento:

https://goo.gl/forms/qmgFDwd20u8QT0Bl2

 

 

Actividades más relevantes:

  • Análisis prospectivo de la gestión documental en Colombia
  • Una mirada a la gestión documental desde la Ley de Transparencia
  • La gestión documental desde la Ley de Transparencia: Potenciales cursos de acción
  • La preservación digital Archivística y cuestiones prácticas

Los esperamos.